Skapa en egen e-postadress: hur gör du det på rätt sätt?

Att skapa en företags e-postadress för ditt företag gör kommunikationen med kunder enklare.

En professionell e-postadress med ditt företagsnamn visar kunderna direkt vem som skickade e-postmeddelandet, vilket ökar din trovärdighet och förtroende.

Dessutom kommer det att stärka din e-postmarknadsföringsstrategi och hjälpa till att generera fler försäljningar.

Varför en personlig e-postadress?

I affärsvärlden är en stark presentation av avgörande betydelse. Du vill trots allt bli tagen på allvar. En e-postadress som jan010@gmail.com kan ge ett oseriöst eller oprofessionellt intryck och är inte den bild du vill lämna efter dig. Å andra sidan visar en e-postadress som jan@dittföretag.se på professionalitet.

Det visar att du har tagit dig tid att presentera dig och ditt företag seriöst. Detta skapar inte bara förtroende hos kunder, affärspartners och leverantörer, utan visar också att du har ett öga för detaljer och förstår värdet av en stark varumärkesimage.

Gratis e-posttjänster som Gmail och Hotmail är inte lämpliga för affärsändamål

Gmail och Hotmail (nu Outlook.com) är populära gratis e-posttjänster som erbjuds av respektive Google och Microsoft. Dessa tjänster är lätta att använda och erbjuder tillräckligt med lagringsutrymme, viktiga säkerhetsfunktioner, och integration med andra online-tjänster.

Att ställa in en gratis e-postadress är ofta enkelt, men inte alltid lika professionellt.

Hur skapar jag en egen företags e-post?

Det börjar med att välja bra e-posthosting. Du vill försäkra dig om att all din data är säker hos en pålitlig organisation. Detta minimerar chanserna för att din e-postserver plötsligt går offline eller att dataläckor inträffar. Detta är saker som vi hos my.host naturligtvis noggrant uppmärksammar.

Därefter måste du besluta under vilken domän du vill verka. Detta kan egentligen vara vad som helst du vill. Vanligtvis väljer man naturligtvis sitt företagsnamn. 

Den valda domänen kommer att placeras efter ‘@’, så dittnamn@domän.se till exempel. Detta val är mycket viktigt för att fastställa din varumärkesidentitet. Denna domän måste du först naturligtvis registrera, för att sedan kunna använda den för din e-post och webbplats hosting. 

Nyfiken på hur man skapar en e-postadress inom din hostingmiljö? Läs då denna kunskapsbanksartikel om att skapa en e-postadress.

Välja webbhotellspaket

Efter att ha valt din webbhotellleverantör och domän kan du välja vilket webbhotellspaket som bäst passar behoven hos din organisation eller företag. För att erbjuda en lösning för alla tillhandahåller vi fyra olika paket: Starter, Basic, Advanced och Ultimate. 

När du väl har valt rätt paket kan du skapa och ställa in dina adresser. Som tidigare nämnt kan du gå alla möjliga vägar här och utforma din mailbox-struktur precis som du vill.

Vid behov kan du också välja att lägga till andra (befintliga) e-postadresser för att hålla alla dina e-postbehov samlade på ett ställe. På så vis håller du all din e-postkontakt överskådlig och slipper leta genom flera plattformar när du behöver ett visst e-postmeddelande.

Varför skapa en e-post hos my.host?

Du har alltid och överallt tillgång till dina e-postmeddelanden. Oavsett om du använder det praktiska webbmailgränssnittet eller de bekanta teknikerna som IMAP och POP, finns vi här för dig. Ge din organisation den professionella framtoning den förtjänar, med början i grunden: en e-postadress. 

Hos my.host erbjuder vi inte bara tillgång till e-post via olika gränssnitt, utan också möjlighet att på ett överskådligt sätt hantera dina kalendrar och kontakter på alla dina enheter; både via webbmail och på alla dina enheter och telefoner tack vare WebDAV. Dessutom samarbetar vi nära med SpamExperts, vilket gör att vi kan garantera att endast giltig e-post levereras på ett säkert sätt.

En professionell e-postadress är inte bara ett visitkort, utan också ett viktigt verktyg för strukturerad och effektiv kommunikation. Välj idag för bekvämlighet, säkerhet och tillförlitlighet genom att skapa din e-postadress hos My.Host.

Fördelar med en företags e-postadress

Naturally finns det ett ganska brett spektrum av fördelar med att ha en egen e-postadress. För att skapa klarhet har vi här listat några av de viktigaste punkterna.

• Professionellt intryck
• Konsekvent varumärkesidentitet och igenkänning
• Bättre kontroll över och hantering av din(a) inkorg(ar) 
• Ökat antal funktioner

Att använda ett företags e-postdomän fungerar till din fördel på flera sätt. Inte bara för intrycket hos dina affärskontakter, utan också för att organisera alla inkommande e-postmeddelanden.

Sortering av dina e-postinkorgar

En mycket viktig orsak till varför folk gärna använder företags e-postdomäner är att det ofta erbjuder möjligheter att bra kunna organisera alla inkommande e-postmeddelanden. E-posthantering kan spara ditt företag/organisation mycket tid, pengar och ansträngning och bidra till att effektivisera inkommande förfrågningar och information. 

Många organisationer väljer att sätta upp flera e-postadresser med olika syften, för att skapa en överskådlig struktur. Några exempel på e-postadresser som ofta används är:

• info@dittföretag.se – Informationsadresser används ofta för inkommande frågor och kundservice-relaterade frågor. Det gör att du kan hålla den operativa sidan av mailkontona överskådliga med endast relevanta e-postmeddelanden.

• order@dittföretag.se – För företag som behöver behandla beställningar är detta en viktig e-postadress. Det sista du vill är naturligtvis att beställningar hamnar mellan stolarna och försvinner i administrativt kaos. Denna e-postadress kan spara mycket pengar och problem.

• sales@dittföretag.se – Dessa inkorgar kan tjäna syftet vid kundförvärv och kontakten med potentiella kunder.

• administration@dittföretag.se – Alla administrativa frågor, såsom fakturor och lönespecifikationer, kan skickas hit. Denna är också ofta viktig för interna frågor.

• dittnamn@dittföretag.se – Personliga affärsmailadresser är till exempel perfekta för internt kontakt och enskilda kontakter med vissa affärskontakter där resten av företaget inte nödvändigtvis behöver insikt.

Detta är bara en handfull exempel. Naturligtvis beror detta helt på din organisation och dess behov. Möjligheterna är oändliga och du kan snabbt och enkelt skapa en struktur som är skräddarsydd efter din organisations behov.

Extra struktur i dina inkorgar

Om du vill ge organisationen av din e-post ytterligare struktur kan du välja att skapa undermappar inom de aktuella e-postadresserna. När du dagligen får tiotals eller hundratals e-postmeddelanden kan undermappar hjälpa dig att skapa en överskådlig hierarki. 

Så kan du till exempel skapa mappar baserade på projekt, kunder eller specifika uppgifter. Genom att använda dem smart blir det lättare att snabbt hitta rätt meddelanden och fokusera på den relevanta informationen.

Felfri integration med din personliga e-post

Därtill finns även det faktum att professionella postlådor medför många extra verktyg som kan ge din interna organisation en rejäl boost. Tänk här då på integrationer med kalendrar och andra verktyg. 

Dessutom erbjuder de flesta e-postvärdar möjligheten att lägga till dina andra e-postadresser i inkorgarna. På så sätt behöver du bara en plattform för alla dina e-postbehov och du kan organisera allt snyggt efter dina önskemål.

Avsluta med en professionell signatur

För att fullända ditt varumärkesidentitet rekommenderar vi att skapa en professionell signatur för att avsluta alla utgående e-postmeddelanden med. En bra signatur innehåller ditt namn, kontaktinformation för dig och/eller ditt företag, eventuella sociala medieplattformar och webbplatsens URL. Om du har ett personligt varumärke kan ett litet, professionellt foto av dig själv också ge en personlig touch till e-postmeddelandena.