Hvordan lage en egen e-postadresse på riktig måte

Å opprette en forretnings-e-postadresse for bedriften din gjør kommunikasjonen med kunder enklere.

En profesjonell e-postadresse med navnet til bedriften din viser umiddelbart kundene hvem som har sendt e-posten, noe som øker din troverdighet og tillit.

I tillegg vil det styrke e-postmarkedsføringsstrategien din og bidra til å generere flere salg.

Hvorfor en personlig e-postadresse?

I næringslivet er en sterk tilstedeværelse av avgjørende betydning. Du vil tross alt bli tatt på alvor. En e-postadresse som jan010@gmail.com kan virke useriøs eller uprofesjonell og er ikke inntrykket du ønsker å etterlate. På den annen side, en e-postadresse som jan@dinbedrift.no vitner om profesjonalitet.

Det viser at du har tatt deg tid til å presentere deg selv og bedriften din på en seriøs måte. Dette vekker ikke bare tillit hos kunder, forretningspartnere og leverandører, men viser også at du har øye for detaljer og forstår verdien av en sterk merkevare.

Gratis e-posttjenester som Gmail og Hotmail er ikke egnet for forretningsformål

Gmail og Hotmail (nå Outlook.com) er populære gratis e-posttjenester som tilbys henholdsvis av Google og Microsoft. Disse tjenestene er enkle å bruke og tilbyr tilstrekkelig lagringsplass, viktige sikkerhetsfunksjoner og integrasjon med andre nettjenester.

Å sette opp en gratis e-postadresse er ofte enkelt, men ikke alltid like profesjonelt.

Hvordan oppretter jeg en egen forretnings-e-post?

Det hele starter med å velge god e-post hosting. Du vil være sikker på at alle dataene dine er trygge hos en pålitelig organisasjon. Dette minimaliserer risikoen for at e-postserveren din plutselig blir offline eller at det oppstår datalekkasjer. Dette er punkter vi hos my.host selvsagt har stort fokus på.

Deretter må du bestemme under hvilket domenenavn du vil operere. Dette kan egentlig være hva som helst du måtte ønske. Vanligvis velges selvsagt navnet til din organisasjon. 

Det valgte domenenavnet vil stå etter ‘@’, slik som dine navn@domenenavn.no for eksempel. Dette valget er svært viktig for å etablere din merkeidentitet. Dette domenenavnet må du først registrere, for deretter å kunne bruke det til din e-post og nettside hosting. 

Nysgjerrig på hvordan du oppretter en e-postadresse i hostingmiljøet ditt? Les deretter denne kunnskapsbaseartikkelen om å opprette en e-postadresse.

Velge hostingpakken

Etter å ha valgt din hostingleverandør og domenenavn, kan du velge hvilken hostingpakke som passer best til ditt selskaps eller bedrifts behov. For å finne en passende løsning for alle, tilbyr vi fire forskjellige pakker: Starter, Basic, Advanced og Ultimate. 

Når det riktige pakken er valgt, kan du opprette og konfigurere adressene dine. Som nevnt tidligere kan du gjøre alt dette og utforme din innboksstruktur slik du ønsker.

Hvis nødvendig kan du også velge å legge til andre (allerede eksisterende) e-postadresser for å holde alle dine e-postbehov på ett sted. Dette holder all e-postkontakt oversiktlig og eliminerer behovet for å søke gjennom flere plattformer når du trenger en bestemt e-post.

Hvorfor opprette en e-post hos my.host?

Du har alltid og overalt tilgang til e-postene dine. Enten du bruker det praktiske webgrensesnittet for webmail eller betrodde teknikker som IMAP og POP, er vi her for å hjelpe deg. Gi din organisasjon det profesjonelle utseendet den fortjener, med start fra bunnen: en e-postadresse. 

Hos my.host tilbyr vi ikke bare tilgang til e-post via ulike grensesnitt, men også muligheten til å administrere kalenderne og kontaktene dine på alle enhetene dine på en oversiktlig måte; både via webmail og på alle enhetene og telefonen din takket være WebDAV. I tillegg jobber vi tett sammen med SpamExperts, noe som sikrer at vi kan garantere at kun gyldig e-post leveres på en trygg måte.

En profesjonell e-postadresse er ikke bare et visittkort, men også et essensielt verktøy for strukturert og effektiv kommunikasjon. Velg i dag for enkelhet, sikkerhet og pålitelighet ved å opprette e-postadressen din hos my.host.

Fordeler med en forretnings-e-postadresse

Det er selvfølgelig et bredt spekter av fordeler ved å ha en egen e-postadresse. For å skape litt klarhet har vi samlet noen av de viktigste punktene her.

• Profesjonelt inntrykk
• Konsistent merkeidentitet og gjenkjennelse
• Bedre kontroll over og administrasjon av innboksen(e) dine 
• Økt antall funksjoner

Å bruke et forretnings-e-postdomene gir fordeler på flere områder. Ikke bare for inntrykket mot dine forretningskontakter, men også for organisering av alle innkommende e-poster.

Å organisere dine e-post innbokser

Et veldig viktig poeng til hvorfor folk gjerne bruker forretnings-e-postdomener er at de ofte gir muligheter til å organisere alle innkommende e-poster godt. E-posthåndtering kan spare din bedrift/organisasjon mye tid, penger og innsats og bidra til å effektivisere innkommende forespørsler og informasjon. 

Mange organisasjoner velger å sette opp flere e-postadresser med forskjellige formål for å skape en oversiktlig struktur. Noen eksempler på e-postadresser som ofte brukes er:

• info@dinbedrift.no – Info e-postadresser brukes ofte for innkommende spørsmål og kundeservice-relaterte saker. Dette gjør den operative siden av innboksene oversiktlig med bare relevante e-poster.

• order@dinbedrift.no – For selskaper som må håndtere bestillinger, er dette en viktig e-postadresse. Det siste du vil ha er at bestillinger faller mellom to stoler og forsvinner i administrativt kaos. Denne e-postadressen kan spare mye penger og problemer.

• sales@dinbedrift.no – Disse innboksene kan være med på å assistere kundeanskaffelse og kontakten med potensielle kunder.

• administrasjon@dinbedrift.no – Alle administrative saker kan havne her, som for eksempel fakturaer og lønnsslipper. Denne er ofte svært viktig for interne saker.

• din.navn@dinbedrift.no – Personlig-forretnings e-postadresser er ideelle for intern kontakt og en til en kontakt med enkelte forretningsforbindelser som resten av bedriften ikke nødvendigvis trenger innsikt i.

Dette er bare noen få eksempler. Det er selvfølgelig avhengig av organisasjonen din og dens behov. Mulighetene er uendelige, og du kan raskt sette opp en struktur som er skreddersydd for dine organisasjons behov.

Ekstra struktur i dine innbokser

Hvis du vil gi enda mer struktur til din e-postadministrasjon, kan du velge å opprette undermapper innenfor de respektive e-postadressene. Når du mottar et titalls eller til og med hundrevis av e-poster daglig, kan undermapper hjelpe deg med å skape en oversiktlig hierarki. 

Du kan for eksempel opprette mapper basert på prosjekter, kunder eller spesifikke oppgaver. Ved å bruke dette på en smart måte, blir det enklere å raskt finne de riktige e-postene og fokusere på relevant informasjon.

Sømløs integrasjon med din personlige e-post

I tillegg kommer profesjonelle innbokser med mange ekstra verktøy som kan gi internt organisasjonen din et betydelig løft. Tenk for eksempel på integrasjoner med kalendere og andre verktøy. 

De fleste e-postvertere tilbyr muligheten til å legge til andre e-postadresser i innboksene dine. Dermed trenger du bare én plattform for alle dine e-postbehov, og du kan organisere alt pent, akkurat som du ønsker.

Avslutt med en profesjonell signatur

For å fullføre bildet av merkeidentiteten din, anbefaler vi å lage en profesjonell signatur for å avslutte alle utgående e-poster med. En god signatur inneholder navnet ditt, kontaktinformasjonen til deg og/eller bedriften din, eventuelle sosiale mediehåndtak og nettadresse. Hvis du har et personlig merke kan et lite, profesjonelt bilde av deg selv også gi e-postene en personlig touch.