Opret din egen e-mailadresse: hvordan gør du det korrekt?

At oprette en forretnings-e-mailadresse til din virksomhed gør kommunikationen med kunderne lettere.

En professionel e-mailadresse med navnet på din virksomhed viser straks kunderne, hvem der har sendt e-mailen, hvilket øger din troværdighed og tillid.

Derudover vil det styrke din e-mailmarkedsføringsstrategi og hjælpe med at generere flere salg.

Hvorfor en personlig e-mailadresse?

I erhvervslivet er en stærk præsentation kritisk vigtigt. Du ønsker trods alt at blive taget alvorligt. En e-mailadresse som jan010@gmail.com kan opfattes som useriøs eller uprofessionel og er ikke det indtryk, du ønsker at efterlade. På den anden side vidner en e-mailadresse som jan@dinfirma.dk om professionalisme.

Det viser, at du har taget dig tid til at præsentere dig selv og din virksomhed seriøst. Dette skaber ikke kun tillid hos kunder, forretningspartnere og leverandører, men viser også, at du har sans for detaljer og forstår værdien af et stærkt brandimage.

Gratis e-mailtjenester som Gmail og Hotmail er ikke egnede til erhvervsbrug

Gmail og Hotmail (nu Outlook.com) er populære gratis e-mailtjenester, der tilbydes af henholdsvis Google og Microsoft. Disse tjenester er nemme at bruge og tilbyder tilstrækkelig lagerplads, vigtige sikkerhedsfunktioner og integration med andre onlinetjenester.

Det er ofte let at opsætte en gratis e-mailadresse, men ikke altid lige professionelt.

Hvordan opretter jeg min egen forretnings-e-mail?

Det hele starter med at vælge en god e-mail hosting. Du vil sikre dig, at alle dine data er gemt sikkert og hos en pålidelig organisation. Dette minimerer risikoen for, at din e-mailserver pludselig går offline eller at der sker datalæk. Det er punkter, vi hos my.host naturligvis er meget opmærksomme på.

Derefter skal du beslutte, under hvilket domænenavn du vil operere. Dette kan egentlig være hvad som helst du ønsker. Oftest vælges naturligvis navnet på din organisation. 

Det valgte domænenavn vil stå efter ‘@’, så dinnavn@domænenavn.dk for eksempel. Dette valg er meget vigtigt for at fastlægge din brandidentitet. Dette domænenavn skal du selvfølgelig først registrere, for derefter at kunne bruge det til din e-mail og website hosting. 

Nysgerrig efter, hvordan du opretter en e-mailadresse inden for din hostingplatforms grænseflade? Læs derefter denne vidensbase artikel om at oprette en e-mailadresse.

Valg af hostingpakke

Efter at have valgt din hostingudbyder og dit domænenavn, kan du vælge, hvilken hostingpakke der passer bedst til behovene i din organisation eller virksomhed. For at finde en passende løsning for alle tilbyder vi fire forskellige pakker: Starter, Basic, Advanced og Ultimate. 

Når den rigtige pakke er blevet valgt, kan du oprette og opsætte dine adresser. Som nævnt tidligere kan du gå alle veje herfra og designe din mailboksstruktur, som du vil.

Om nødvendigt kan du vælge at tilføje andre (allerede eksisterende) e-mailadresser for at holde alle dine e-mailbehov samlet ét sted. Dette holder alle dine mailkontakter overskuelige, og du behøver ikke lede igennem flere platforme, når du har brug for en bestemt e-mail.

Hvorfor oprette en e-mail hos my.host?

Du har altid og overalt adgang til dine e-mails. Uanset om du benytter den praktiske webmail-interface eller de velkendte teknikker som IMAP og POP, er vi klar til at hjælpe. Giv din organisation det professionelle udseende, den fortjener, begyndende med det grundlæggende: en e-mailadresse. 

Hos my.host tilbyder vi ikke kun adgang til e-mails via forskellige grænseflader, men også muligheden for på overskuelig vis at administrere dine kalendere og kontakter på alle dine enheder; både via webmail og på alle dine enheder og telefoner takket være WebDAV. Desuden samarbejder vi tæt med SpamExperts, hvilket sikrer, at vi kan garantere, at kun gyldig mail leveres på sikker vis.

En professionel e-mailadresse er ikke kun et visitkort, men også et væsentligt værktøj til struktureret og effektiv kommunikation. Vælg i dag bekvemmelighed, sikkerhed og pålidelighed ved at oprette din e-mailadresse hos My.Host.

Fordele ved en forretnings-e-mailadresse

Der er naturligvis en ganske bred vifte af fordele ved at have en egen e-mailadresse. For at skabe klarhed har vi her samlet nogle af de vigtigste punkter.

• Professionelt udseende
• Konsistent brand identitet og genkendelighed
• Bedre kontrol over og administration af dine indbakker 
• Øget antal funktionaliteter

At bruge et forretnings-e-maildomæne virker positivt på flere fronter for dig. Ikke kun for udseendet i retning af dine forretningskontakter, men også for organiseringen af alle indgående e-mails.

Organisering af dine e-mail indbakker

En meget vigtig grund til, at folk gerne bruger forretnings-e-maildomæner, er, at det ofte tilbyder muligheder for at organisere alle indgående e-mails ordentligt. E-mailmanagement kan spare din virksomhed/organisation en masse tid, penge og besvær og bidrage til at strømline de indgående anmodninger og informationer. 

Mange organisationer vælger at opsætte flere mailadresser med forskellige formål for at skabe en overskuelig struktur. Her er nogle eksempler på e-mailadresser, der ofte bruges:

• info@dinfirma.dk – Info-mailadresser bruges ofte til indgående forespørgsler og kundeservice-relaterede spørgsmål. Dette holder den operative side af indbakkerne overskuelig med udelukkende relevante e-mails.

• order@dinfirma.dk – For virksomheder, der skal behandle ordrer, er dette en vigtig e-mailadresse. Det sidste, du ønsker, er, at ordrer falder mellem betegnelsen og forsvinder i administrativt kaos. Denne e-mailadresse kan spare enormt mange penge og problemer.

• sales@dinfirma.dk – Disse indbakker kan bistå med kundetilskud og kontakt med potentielle kunder.

• administration@dinfirma.dk – Alle administrative spørgsmål kan rettes her, såsom fakturaer og lønsedler. Denne er også ofte af stor betydning for interne anliggender.

• dinna @dinfirma.dk – Personlige-erhvervsmæssige e-mailadresser er for eksempel ideelle til internt kontakt og én-til-én kontakt med visse forretningsforbindelser, hvor resten af virksomheden ikke nødvendigvis behøver indsigt.

Dette er blot nogle få eksempler. Naturligvis afhænger det helt af din organisation og dens behov. Mulighederne er uendelige, og du kan hurtigt oprette en struktur, der er skræddersyet til din organisations behov.

Ekstra struktur i dine indbakker

Hvis du ønsker at give din mailhåndtering endnu mere struktur, kan du vælge at oprette undermapper inden for de pågældende e-mailadresser. Når du dagligt modtager dusinvis af eller endda hundreder af e-mails, kan undermapper hjælpe med at skabe en overskuelig hierarki. 

Du kan f.eks. oprette mapper baseret på projekter, kunder, eller specifikke opgaver. Ved at bruge dette intelligent bliver det lettere hurtigt at finde de rigtige e-mails og fokusere på de relevante informationer.

Fejlfri integration med din personlige e-mail

Derudover er der også det faktum, at professionelle postkasser bringer mange ekstra værktøjer med sig, der kan give din interne organisation et betydeligt løft. Tænk her på integrationer med kalendere og andre værktøjer. 

Desuden tilbyder de fleste e-mailværter muligheden for at tilføje dine andre e-mailadresser til indbakkerne. På den måde behøver du kun én platform til alle dine e-mailbehov, og du kan organisere det hele pænt efter dine ønsker.

Afslut med en professionel underskrift

For at fuldende din mærkeidentitet anbefaler vi at lave en professionel underskrift til at afslutte alle udgående e-mails med. En god underskrift indeholder dit navn, dine egne og/eller din virksomheds kontaktinformationer, eventuelle sociale medieprofiler og webadresse. Hvis du har et personligt brand, kan et lille professionelt billede af dig selv også give en personlig touch til e-mails.